En ZAIVAX AI (en adelante, "la Empresa" o "Nosotros"), de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas vigentes en Colombia, asumimos el compromiso de proteger la privacidad, confidencialidad y seguridad de los datos personales de nuestros clientes, usuarios y de los terceros que interactúan con nuestros sistemas de automatización.
1. Identificación del Responsable del Tratamiento
- Plataforma: Zaivax AI
- Operador: Equipo de desarrollo y soporte de Zaivax AI
- Domicilio: Medellín, Colombia
- Correo electrónico de contacto: info@zaivax.com
2. Tipos de Datos que Recolectamos y Tratamos
Para la prestación de nuestros servicios de automatización de agenda y canales de atención mediante Inteligencia Artificial, recolectamos:
- Datos de Clientes Comerciales (Empresas/Clínicas): Nombre del representante, NIT, correo corporativo, teléfono de contacto y datos necesarios para la facturación.
- Datos de Usuarios Finales (Pacientes/Clientes de nuestros aliados): Nombres, apellidos, número de teléfono o celular, y detalles sobre la cita solicitada (fecha, hora y tipo de servicio o procedimiento general).
- Grabaciones de Voz y Transcripciones: Las llamadas gestionadas por nuestros agentes de inteligencia artificial (MIA) son grabadas y transcritas estrictamente con fines de auditoría, optimización del servicio y registro de la reserva en el calendario de la clínica.
3. Finalidad del Tratamiento de los Datos
Los datos personales recolectados serán tratados exclusivamente para las siguientes finalidades:
- Gestión de Agendamiento: Registrar, validar, reprogramar y cancelar citas en la agenda del cliente aliado de manera automatizada.
- Validación de Identidad: Verificar los datos del usuario final para garantizar que las solicitudes de reagendamiento sean legítimas y seguras.
- Notificaciones: Enviar confirmaciones automáticas e instrucciones previas relacionadas con el turno solicitado por el usuario.
- Soporte y Auditoría: Permitir a los administradores de las clínicas el acceso a los registros, transcripciones e historiales de llamadas en nuestro panel de control para control de calidad.
- Análisis Interno: Generar métricas de eficiencia operativa (horas ahorradas, volumen de llamadas fuera de horario) en formato anónimo o consolidado para el cliente corporativo.
⚠️Nota Importante: ZAIVAX AI no realiza llamadas de prospección comercial saliente (outbound), ni utiliza los datos recolectados para fines publicitarios masivos o campañas de marketing directo sin autorización expresa.
4. Transmisión y Almacenamiento Seguro de Datos
Contamos con una arquitectura web diseñada bajo estrictos estándares de seguridad tecnológica (Backend for Frontend - BFF):
- Los tokens y credenciales de acceso se manejan de forma cifrada en servidores seguros (variables de entorno en el lado del servidor).
- La información de las agendas se almacena y gestiona en bases de datos protegidas y centralizadas, evitando la exposición de datos sensibles en el navegador del cliente.
- No vendemos, alquilamos ni comercializamos bases de datos con terceros bajo ninguna circunstancia.
5. Derechos de los Titulares (Habeas Data)
De acuerdo con la legislación colombiana, los titulares de los datos personales (tanto clientes como sus respectivos pacientes/usuarios) tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
- Ser informados sobre el uso que se les ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
- Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios constitucionales y legales.
Para ejercer cualquiera de estos derechos, el titular puede enviar una solicitud formal al correo electrónico: info@zaivax.com, la cual será respondida en los términos estipulados por la ley.
6. Modificaciones a la Política de Privacidad
Nos reservamos el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento para adaptarla a novedades legislativas o mejoras tecnológicas en nuestra plataforma. Cualquier cambio sustancial será notificado a través de nuestra página web o por correo electrónico a nuestros clientes activos.